Dokumentation

Översikt

Översikten är startsidan. Den visar antal kunder och fakturor, obetalt och förfallet belopp, de senaste fakturorna och omsättningen.

Omsättning visas exklusive moms för innevarande månad, innevarande år och föregående år, och som stapeldiagram för de senaste tolv månaderna. Kreditfakturor räknas av. Innevarande månad är randig eftersom den inte är slut.

Kunder

En kund är ett företag med organisationsnummer eller en privatperson med personnummer. Numret kontrolleras när du sparar.

Kunden har fakturaadress, e-post, telefon, referens och betalningsvillkor i dagar. Betalningsvillkoret ger förfallodatum när en faktura skickas.

• En kund utan fakturor kan tas bort.
• En kund med fakturor kan inte raderas, eftersom bokföringslagen kräver att underlaget sparas i sju år. Den kan i stället anonymiseras: namn och kontaktuppgifter tas bort, kundnumret finns kvar för bokföringen.

Produkter

En produkt har artikelnummer, benämning, enhet, à-pris exklusive moms och momssats. Artikelnumret är unikt inom bolaget.

• Momssatsen är 25, 12, 6 eller 0 %.
• En produkt som använts på en faktura kan inte raderas. Inaktivera den i stället, så finns den inte att välja på nya fakturor.

Fakturor

En faktura börjar som utkast. Välj kund och lägg till rader från produktregistret eller som fritext. Antal, pris och momssats kan ändras per rad.

Medan du skriver räknar ekofak ut radbelopp, moms per sats, netto, total moms, öresavrundning och att betala. Beloppen avrundas till ören, och totalen till hela kronor; skillnaden visas som öresavrundning.

• Ett utkast har inget fakturanummer och kan ändras eller tas bort.
• Listan kan filtreras på status och sökas på nummer och kund.

Skicka och låst PDF

När du skickar en faktura får den nästa nummer i bolagets serie. Serien har inga luckor, även när två personer skickar samtidigt.

Fakturadatum och förfallodatum sätts, kundens uppgifter sparas som de var och fakturan låses. PDF:en skapas en gång och är sedan densamma vid varje nedladdning.

Betald och förfallen

Välj Markera betald på en skickad faktura när pengarna kommit in. En skickad faktura som passerat förfallodatum utan att vara betald visas som förfallen.

Kreditfaktura

En skickad faktura kan aldrig ändras eller raderas. Är något fel krediterar du den: ekofak skapar en kreditfaktura med samma rader och negativa belopp, med eget nummer i serien och en hänvisning till originalet.

Påminnelse

På en förfallen faktura kan du skicka en påminnelse per e-post till kundens adress. Fakturan bifogas som PDF.

Tonen följer hur många påminnelser som gått ut: den första är vänlig, den andra neutral och därefter bestämd. Assistenten kan föreslå tonen när den är nåbar.

• E-post kräver att installationen har en e-posttjänst. Saknas den säger ekofak det i stället för att låtsas skicka.

Assistenten

Skriv vad du vill göra på svenska, till exempel ”skapa en faktura till Fjällbacka Byggkonsult med två konsulttimmar” eller ”vilka fakturor är obetalda?”.

Assistenten körs på en egen språkmodell, och inget skickas till en extern AI-tjänst. Den kan lista fakturor, föreslå ett fakturautkast och föreslå en påminnelse. Den skapar aldrig något utan att du bekräftar, skickar aldrig en faktura och följer samma behörigheter som du.

• Är kunden eller produkten tvetydig frågar assistenten i stället för att gissa.
• När språkmodellen inte är nåbar visar assistenten att den är offline. Resten av ekofak fungerar som vanligt.

Roller

Varje användare har en roll. Servern kontrollerar behörigheten vid varje anrop; att en knapp saknas är bara en hjälp.

• Administratör: allt, även användare och företagsuppgifter.
• Ekonomi: kunder, produkter, fakturor, påminnelser och assistenten.
• Läsare: ser allt i bolaget men ändrar inget.

Användare

Administratören lägger upp användare med namn, e-post och roll, byter roll och inaktiverar konton. En inaktiverad användare kan inte logga in.

Efter flera felaktiga inloggningar spärras kontot en stund. Inloggningen säger då att kontot är spärrat.

Företagsuppgifter

Bolagets namn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, adress och betalningsuppgifter står på varje faktura. Alla ser dem; bara administratören ändrar dem.

Mitt konto

Byt ditt eget lösenord under Mitt konto. Har du glömt det kan du begära en återställningslänk per e-post från inloggningssidan, om installationen har en e-posttjänst.